Bearbeitung von Aufnahmen

Menüpunkt Aufnahmen

Wenn Schüler Ihrer Schule in der BNV neu zugewiesen werden, so erscheinen diese in dem Menüpunkt" Aufnahmen. Die rote Zahl hinter diesem Menüpunkt zeigt an, wieviele Einträge es gibt, die bearbeitet werden müssen.

Klickt man den Menüpunkt an, so öffnet sich ein Untermenü mit zwei Untermenüpunkten "Aufnahmen (ohne laufende Entleihvorgänge)" und "Aufnahmen mit Entleihvorgängen".

Sollten sich unter dem Punkt "Aufnahmen mit Entleihverträgen" Einträge befinden, so bedeutet dies, dass hier Schüler*innen an die Schule wechseln, die Ihr bisheriges Gerät noch nicht zurückgegeben haben, bzw. deren Rücknahme an der Vorgängerschule noch nicht abgeschlossen wurde. Hier gilt es die Situation mit der Vorgängerschule zu klären, da kein weiteres Endgerät ausgegeben werden darf, bevor die Rücknahme vollständig abgewickelt ist.

Daher sind zunächst nur die "Aufnahmen (ohne laufende Entleihvorgänge)" zu bearbeiten. Klickt man auf den Untermenüpunkt "Aufnahmen (ohne laufende Entleihvorgänge)" erhält man im rechten Bereich eine Übersicht über die Schüler*innen, die an Ihre Schule gewechselt sind und denen bisher noch kein Endgerät ausgegeben wurde.

Wählen Sie die Schüler*innen aus, für die Sie den Entleihvorgang starten möchten und klicken Sie unten rechts auf den Button "Entleihe vorbereiten (Schüler)".

Wenn Sie den Entleihvorgang für alle Schüler*innen starten möchten, markieren Sie alle Schüler durch einen Klick auf das Kästchen in der Überschriften-Spalte und klicken Sie unten rechts auf den Button "Entleihe vorbereiten (Schüler)".

In beiden Fällen öffnet sich ein Dialog, indem Sie auswählen können, welche Form der Rechtsgrundlage generiert werden soll. Wählen Sie hier den Punkt "Entleihvertrag" aus und klicken Sie unten rechts auf den Button "OK".

Jetzt werden die Entleihverträge automatisch generiert und automatisch heruntergeladen. Die ausgewählten Schüler*innen verschwinden imn dem Punkt Aufnahmen und werden zu dem Punkt Entleihvorgänge in Vorbereitung verschoben.

Entleihvorgänge in Vorbereitung

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit die Rechtsgrundlage zur Entleihe bei den Schülern*innen hochzuladen und die Zuweisung der Geräte vorzunehmen.

Dabei besteht der erste Schritt darin, die Rechtsgrundlagen den einzelnen Schülerninnen zuzuordnen. Die zuvor ausgedruckten, unterschriebenen und wieder eingescannten Entleihverträge verfügen über einen QR-Code anhand dessen jeder einzelne Vertrag automatisch den richtigen Schülerninnen zugeordnet werden können. Laden Sie dazu einfach im Reiter "Entleihvorgänge in Vorbereitung" das eingescannte PDF mit den gesammelten Entleihverträgen über den Button "Dokumenten Import" hoch. Klicken Sie dazu unten rechts auf den Button "Dokumenten Import".

Daraufhin öffnet sich ein Popup, in dem Sie das eingescannt PDF in den markierten Bereich ziehen und ablegen können,.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, erhalten Sie einen Report, über die erfolgreich zugewiesenen Dokumente und ob Fehler aufgetreten sind.

Im roten Bereich erkennen Sie, dass zwei Seiten nicht zugewiesen werden konnten. In diesem Fall handelt es sich um zwei Leerseiten, die auf Grund der fehlenden QR-Codes nicht zugewiesen werden konnten. Im grünen Bereich sehen Sie alle erfolgreich importierten Dokumente und wem sie zugewiesen wurden.

Wenn Sie weitere Dokumente hochladen wollen, klicken Sie unten rechts auf den Button "Neue Datei hochladen" und wenn Sie den Dokumentenimport beenden wollen Klicken Sie unten Links auf "Fertig".

Wenn Sie den Dokumentenimport beendet haben, können Sie die Schüler selektieren, für die Sie bereits einen Entleihvertrag importiert haben und dann unten rechts auf "Sammelbearbeitung" klicken.

Dadurch gelangen Sie zu den einzelnen Vorgängen der jeweiligen Schülerinnen, in denen Sie dann entsprechende Geräte und Zubehör zuweisen können. Wenn Sie sich in dem Fenster des/der Schülerin befinden, sehen Sie, dass sich oben zwei Reiter befinden. Standard mäßg befinden Sie sich in dem Reiter Details. Hier werden Sie auch noch einmal in roter Schrift darauf hingewiesen, dass Ohne die unterschrieben Rechtsgrundlage keine Ausgabe stattfinden kann.

Da Sie zuvor allerdings schon einen Dokumentenimport durchgeführt haben, wird im unteren rechten Bereich der importierte Entleihvertrag bereits angezeigt. Sollten Sie bisher noch keinen Entleihvertrag für diesen Schüler importiert haben und wollen Sie einen Entleihvertrag nachträglich importieren, so können Sie dies tun, indem Sie jetzt den unterschriebenen Entleihvertrag in das gestrichelte Feld ziehen. Bei Schüler*innen müssen Sie jetzt noch das Kästchen "Unterschrieben und vorhanden?" aktivieren.

Hinweis: Handelt es sich um eine Lehrkraft, so wird kein Entleihvertrag benötigt, da die Rechtsgrundlage zur Entleihe in der Dienstvereinbarung der Lehrkräfte enthalten ist. In diesem Fall könen Sie das Kästchen "Unterschrieben und vorhanden?" aktivieren, ohne dass ein Entleihvertrag gespeichert wurde.

Um das Gerät und das Zubehör festzulegen, dass dieser Person ausgegeben werden soll, wechseln Sie oben in den Reiter "Ausgabe"

Unter Geräteauswahl finden Sie jetzt ein Popup mit den Geräten, die von den Landkreisen der Schule zugewiesen wurden.

Klicken Sie darauf, um zur Geräteauswahl für den/die Schüler*in zu gelangen.

Es öffnet sich ein Fenster mit den Geräten, die der Schule zugewiesen wurden.

Wählen Sie nun das passende Gerät durch einen Klick auf die Gerätebezeichnung im Popup aus. Danach erscheint im unteren Bereich des Fensters das optionale Zubehör, das mit ausgegeben werden kann. Klicken Sie dort auf "Zubehörset" um das zum Gerät passende Zubehör auszuwählen.

Wenn Sie das passende Zubehörset gewählt haben, erscheinen im unteren Bereich die einzelnen Komponenten des Zubehörsets, die mit ausgegeben werden können.

Klicken Sie rechts neben dem Zubehör auf den Button "Bitte auswählen" um ein konkretes Zubehörteil, das der Schule zugewiesen wurde, auszuwählen.

Möchten Sie ein Teil des Zubehörs nicht ausgeben, so entfernen Sie den Haken vor dem Zubehörteil.

Nachdem Sie das Gerät und alle Zubehörteile ausgewählt haben, klicken Sie unten rechts auf den Button "Ausgabe vorbereiten".

Jetzt wird der Ausgabebeleg für den/Die Schüler*in erzeugt und automatisch heruntergeladen. Der leere Ausgabebeleg wird nun auch automatisch dem Vorgang der Ausgabe hinzugefügt. Sie finden Diese auch Im Bereich Ausgabebeleg, wo Sie ihn jederzeit erneut herunterladen können.

Lassen Sie diesen vom Empfänger oder den Erziehungsberechtigten der Empfänger unterschreiben. Scannen Sie diesen wieder ein und ziehen Sie diesen in das Upload-Feld des Bereichs des Ausgabebelegs.

Abschluss des Entleihvorganges

Nachdem Sie die Endgeräte ausgegeben und den unterschriebenen Ausgabebeleg hochgeladen haben aktivieren Sie das Kästchen "Ausgabebeleg unterschrieben und vorhanden?". Jetzt erscheint unten rechts der Button "Ausgabe abschliessen". Klicken Sie auf diesen Button und damit ist der Vorgang der Geräteausgabe abgeschlossen und der Vorgang wird unter dem Menüpunkt "Aktive Entleihverträge" sichtbar.